Programari de facturació: el que has de saber

La emissió i comptabilitat de factures és una tasca freqüent en empreses grans, PIMES i també per als autònoms. Aquesta tasca sol ser poc agraïda per al gestor que la fa, a més de restar temps per dedicar a altres tasques. Per això, el programari de facturació pot ser de gran ajuda per a tots ells.

A més, com qualsevol persona, et pots equivocar en alguna factura. Això implica que hagis de fer esborradures, estar sempre atents de la numeració de la factura per portar un control, realitzar un seguiment de si està o no pagada, etc. Tot això es pot automatitzar o pal·liar per aquest programari de facturació. I tot tan simple com descarregar un programa o app al teu PC o dispositiu mòbil i que t'ajudi amb aquesta pesada càrrega ...

Què és un programa de facturació?

Un programari de facturació és bàsicament un programa informàtic per gestionar i controlar l'emissió i recepció de factures de béns i / o serveis. Pot ser una gran eina tant per a autònoms com per a empreses.

Els caràcter que tot programari de facturació hauria de tenir són:

• capacitat per numeració correlativa de les factures emeses i gestió de dates.
• Plantilles de factures disponibles llistes per complementar.
• inclusió de logos i dades de l'empresa o autònom.
• Possibilitat de selecció de diferents mètodes de pagament.
• capacitat de gestió de fitxers de clients i proveïdors. Amb dades com el nom, raó social, NIF / CIF, adreça, contacte, etc.
• Editor en cas que es vulgui modificar alguna dada d'un esborrany d'una factura abans de ser aprovada.
• Selecció dels tipus de impostos deduïbles. (IRPF, IVA, ...) i capacitat de càlcul de l'import total.
• Dashboard amb gràfiques en què apareix el balanç de despeses i ingressos.
• sistemes de notificacions en alguns casos.
• Funció per generar factures proforma i pressupostos.
• En alguns casos també té una base de dades / agenda amb clients i les seves dades fiscals per fer més fàcil la creació de la factura.

Tipus de programari de facturació

Dins el programari de facturació d'estoc o serveis pots trobar diferents tipus. Has conèixer-los bé per saber triar millor l'opció que millor s'adapti a tu:

• Online: Són programes de facturació basats en web i que no necessiten instal·lar res. Simplement es poden usar des de qualsevol dispositiu amb navegador web compatible. L'avantatge d'aquests sistemes és que sempre estaran disponibles des de qualsevol lloc (mentre el seu servidor estigui operatiu) i no dependràs d'un dispositiu concret per a això. A més, a l'estar en el núvol, les dades s'emmagatzemaran de forma permanent, sense preocupar-te de còpies de seguretat, etc.
• Local: Un programari de facturació local és aquell que s'instal·la en el teu propi PC o dispositiu mòbil. Tot i que els serveis online tenen una bona seguretat i estan encriptats, pot ser que alguns obsessos de la seguretat vulguin tenir totes les dades de clients de forma local per a major confidencialitat. Realment és l'únic avantatge que tenen aquests programes. La resta són desavantatges pel que fa a l'online, ja que si al teu dispositiu li passa alguna cosa, el teu disc dur es fa malbé, et veus afectat per un ransomware, etc., i no tens còpies de seguretat, podries perdre totes les dades fiscals.

A més d'aquestes categories, es podrien dividir en altres tipus segons altres aspectes. Per exemple, es poden tenir programari de facturació de codi obert i lliures o de codi propietari, etc. Fins i tot podríem separar els que són serveis de pagament o els que són totalment gratuïts. En general, cap d'aquests factors fa que un programa de facturació sigui millor o pitjor.

És a dir, hi ha programari de facturació open-source i gratis que té poc a envejar a altres de pagament i codi tancat i viceversa. Per tant, no facis servir aquests factors com un factor de qualitat com fan alguns que diuen que el codi obert és pitjor que el propietari ... És un gran error!

Els millors programes de facturació

Si vols algunes recomanacions sobre el millor programari de facturació que pots trobar, aquí tens una llista en la qual podràs veure algunes de les millors opcions de les que disposes:

• FacturaScripts: Ofereix molta flexibilitat, ja que permet instal·lar de forma local al PC, utilitzar un hosting web per allotjar aquesta eina, i també sota un model SaaS en el núvol des dels seus propis servidors com un servei. En aquest cas és una solució de programari lliure. És potent i no para de créixer gràcies a la comunitat i als connectors que van afegint noves funcions. A més de gestionar les factures, també poden agregar funcions per tenir un CRM o ERP complet.
• Factusol: DELSOL Software ha desenvolupat aquest programari de facturació ideal per prendre el control de tota la gestió comercial de l'empresa, tant de vendes com de les compres realitzades. Fins i tot pot portar un control més enllà d'això gràcies a les seves funcions per controlar l'inventari i estoc de productes. A més, no importa la mida de l'empresa o si ets autònom. D'altra banda, té una altra gran avantatge, i és la seva integració amb la suite Office de MS. És totalment gratuït, però està sol disponible per a Windows per a instal·lació local, tot i que es pot fer servir també online des de qualsevol sistema gràcies a la seva plataforma en el núvol.
• quipu: Un programari de facturació molt senzill i intuïtiu especialment pensat per a autònoms i pimes. Permet creació de factures i pressupostos personalitzats, conciliar moviments bancaris segurs, generar remeses, automatitzar la presentació d'impostos, etc. Integra funció OCR per reconèixer text amb la càmera del teu mòbil. Ho tens disponible també per a dispositius mòbils a Google Play per Android o per usar en el núvol.
• Debitoor: És un servei en el núvol dels més populars. És senzill i permet fer un treball eficient. Amb plantilles personalitzables de factures, tecnologia OCR per reconèixer text per la càmera, informes i balanços, etc. En aquest cas és de pagament, amb un pla de pagament bàsic fins a 100 documents anuals de 4 € / mes, un pla mitjà de fins a 800 factures a l'any per 12 € / mes i un pla il limitat per 24 € / mes. També compta amb app per a dispositius mòbils.
• Contesimple: Servei basat en web per a emetre i gestionar les teves factures ràpidament i de forma simple. Té plantilles, funcions per al registre d'hores, generació de gràfics amb registres, permet integrar-se amb gestors de comerç electrònic com Prestashop, Shopify, Woocommerce, etc. Té diversos plans en línia de subscripció (encara que posseeix pla bàsic limitat gratuït) i app per a dispositius mòbils.
• Anfix: Una altra alternativa a les anteriors per a usar en la gestió de les factures per a més comoditat. Té plantilles de factures, funcions d'automatització, generació d'arxius per a presentar impostos, gestió de comptabilitat, pressupostos, etc. Els seus plans de preus van des d'uns 10 € a uns 50 € aprox, amb servei d'assessors si ho prefereixes. Té app per a mòbils i servei online.
• Sage One: Sage és un dels desenvolupadors més coneguts de programari de gestió empresarial. En aquest cas han creat una bona eina de programari de facturació especialment pensada per a autònoms i pimes. Tindràs tot el que necessites per a la gestió de les factures i per generar gràfics per consultar l'estat i fer-te una idea de com es troba el negoci. Disposa de connexió bancària automàtica per a la comptabilitat de cobraments i despeses, així com possibilitat de gestionar inventaris, capacitat multiusuari, etc. Efectivament, no és un servei gratuït. Disposa de plans de 7.5 i 15 € a el mes amb la seva oferta actual (abans 10 i 20 € respectivament). Per cert, Sage també compta amb apps mòbils.