Η έκδοση και η λογιστική καταγραφή τιμολογίων είναι μια κοινή εργασία για μεγάλες εταιρείες, ΜΜΕ και ελεύθερους επαγγελματίες. Αυτή η εργασία είναι συχνά άχαρη για το άτομο που την εκτελεί και αφαιρεί χρόνο από άλλες ευθύνες. Επομένως, το λογισμικό τιμολόγησης μπορεί να αποτελέσει μεγάλη βοήθεια για όλους αυτούς.
Επιπλέον, όπως όλοι, μπορεί να κάνετε κάποιο λάθος σε ένα τιμολόγιο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να διαγράφετε πράγματα, να παρακολουθείτε συνεχώς τους αριθμούς των τιμολογίων, να παρακολουθείτε εάν έχουν πληρωθεί ή όχι, και ούτω καθεξής. Όλα αυτά μπορούν να αυτοματοποιηθούν ή να απλοποιηθούν με λογισμικό τιμολόγησης. Και είναι τόσο απλό όσο η λήψη ενός προγράμματος ή εφαρμογής στον υπολογιστή ή την κινητή συσκευή σας για να σας βοηθήσει με αυτή την κουραστική εργασία...
Τι είναι το πρόγραμμα χρέωσης;
Το λογισμικό χρέωσης είναι ουσιαστικά ένα πρόγραμμα υπολογιστή για τη διαχείριση και τον έλεγχο της έκδοσης και παραλαβής τιμολογίων για αγαθά ή/και υπηρεσίες. Μπορεί να αποτελέσει ένα εξαιρετικό εργαλείο τόσο για ελεύθερους επαγγελματίες όσο και για επιχειρήσεις.
Τα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει κάθε λογισμικό χρέωσης είναι:
- Χωρητικότητα για διαδοχική αρίθμηση εκδοθέντων τιμολογίων και διαχείρισης ημερομηνιών.
- Πρότυπα τιμολογίων διαθέσιμο έτοιμο να συμπληρώσει.
- Συμπερίληψη του λογότυπα και δεδομένα εταιρεία ή αυτοαπασχολούμενοι.
- Δυνατότητα επιλογής διαφορετικών τρόπους πληρωμής.
- Χωρητικότητα διαχείριση αρχείων πελατών και προμηθευτών. Με δεδομένα όπως όνομα, όνομα εταιρείας, NIF / CIF, διεύθυνση, επικοινωνία κ.λπ.
- Επεξεργαστής σε περίπτωση που θέλετε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε δεδομένα του σχέδιο τιμολογίου πριν εγκριθεί.
- Επιλογή τύπων impuestos (Φόρος εισοδήματος προσωπικού, ΦΠΑ, ...) και δυνατότητα υπολογισμού του συνολικού ποσού.
- Πίνακας ελέγχου με γραφήματα στα οποία το υπόλοιπο εξόδων και εσόδων.
- Σύστημα κοινοποιήσεις Σε ορισμένες περιπτώσεις.
- Λειτουργία δημιουργίας τιμολογίων proforma και προϋπολογισμούς.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις έχει επίσης ένα βάση δεδομένων / ημερήσια διάταξη με τους πελάτες και τα φορολογικά δεδομένα τους για να διευκολύνουν τη δημιουργία του τιμολογίου.
Τύποι λογισμικού χρέωσης
Στον τομέα του λογισμικού χρέωσης αποθεμάτων ή υπηρεσιών , μπορείτε να βρείτε διαφορετικούς τύπους . Θα πρέπει να εξοικειωθείτε με αυτούς για να επιλέξετε την επιλογή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
- Διαδικτυακό σεμινάριο- Πρόκειται για προγράμματα χρέωσης μέσω διαδικτύου που δεν χρειάζεται να εγκαταστήσουν τίποτα. Μπορούν απλώς να χρησιμοποιηθούν από οποιαδήποτε συσκευή με συμβατό πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Το πλεονέκτημα αυτών των συστημάτων είναι ότι θα είναι πάντα διαθέσιμα από οπουδήποτε (αρκεί ο διακομιστής σας να λειτουργεί) και δεν θα εξαρτάται από μια συγκεκριμένη συσκευή για αυτό. Επιπλέον, όταν βρίσκεστε στο cloud, τα δεδομένα θα αποθηκευτούν μόνιμα, χωρίς να ανησυχείτε για αντίγραφα ασφαλείας κ.λπ.
- τοπικός: ένα τοπικό λογισμικό χρέωσης είναι αυτό που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας ή στην κινητή συσκευή σας. Παρόλο που οι διαδικτυακές υπηρεσίες έχουν καλή ασφάλεια και είναι κρυπτογραφημένες, ορισμένα προβλήματα ασφαλείας ενδέχεται να θέλουν να έχουν όλα τα δεδομένα πελατών τοπικά για μεγαλύτερη εμπιστευτικότητα. Είναι πραγματικά το μόνο πλεονέκτημα που έχουν αυτά τα προγράμματα. Τα υπόλοιπα είναι μειονεκτήματα σε σύγκριση με το διαδίκτυο, καθώς εάν συμβεί κάτι στη συσκευή σας, ο σκληρός σας δίσκος διακόπτεται, επηρεάζεστε από ransomware κ.λπ. και δεν έχετε αντίγραφα ασφαλείας, θα μπορούσατε να χάσετε όλα τα φορολογικά δεδομένα.
Εκτός από αυτές τις κατηγορίες, το λογισμικό χρέωσης θα μπορούσε να διαχωριστεί περαιτέρω με βάση άλλες πτυχές . Για παράδειγμα, υπάρχουν επιλογές λογισμικού χρέωσης ανοιχτού κώδικα και δωρεάν, καθώς και ιδιόκτητο λογισμικό. Θα μπορούσαμε ακόμη και να διακρίνουμε μεταξύ υπηρεσιών επί πληρωμή και εκείνων που είναι εντελώς δωρεάν. Γενικά, κανένας από αυτούς τους παράγοντες δεν κάνει ένα πρόγραμμα χρέωσης καλύτερο ή χειρότερο.
Με άλλα λόγια, υπάρχει δωρεάν λογισμικό χρέωσης ανοιχτού κώδικα που είναι εξίσου καλό με το λογισμικό κλειστού κώδικα επί πληρωμή και αντίστροφα. Επομένως, μην χρησιμοποιείτε αυτούς τους παράγοντες ως μέτρο ποιότητας, όπως κάνουν ορισμένοι που ισχυρίζονται ότι το ανοιχτού κώδικα είναι χειρότερο από το ιδιόκτητο λογισμικό... Αυτό είναι ένα τεράστιο λάθος!
Τα καλύτερα προγράμματα χρέωσης
Αν θέλετε μερικές προτάσεις σχετικά με το καλύτερο διαθέσιμο λογισμικό χρέωσης, ακολουθεί μια λίστα με μερικές από τις κορυφαίες επιλογές:
- Τιμολόγια: Προσφέρει μεγάλη ευελιξία, καθώς επιτρέπει την τοπική εγκατάσταση στον υπολογιστή, τη χρήση web hosting για τη φιλοξενία αυτού του εργαλείου, καθώς και με ένα μοντέλο SaaS στο cloud από τους δικούς του διακομιστές ως υπηρεσία. Σε αυτήν την περίπτωση είναι μια λύση ελεύθερου λογισμικού. Είναι ισχυρό και δεν σταματά να αυξάνεται χάρη στην κοινότητα και τα πρόσθετα που προσθέτουν νέες λειτουργίες. Εκτός από τη διαχείριση των τιμολογίων, λειτουργίες μπορούν επίσης να προστεθούν για να έχουν ένα πλήρες CRM ή ERP.
- factusol: Η DelSol Software ανέπτυξε αυτό το ιδανικό λογισμικό χρέωσης για τον έλεγχο της εμπορικής διαχείρισης της εταιρείας, τόσο των πωλήσεων όσο και των αγορών. Μπορείτε ακόμη και να ελέγξετε πέρα από αυτό χάρη στις δυνατότητες ελέγχου αποθεμάτων και προϊόντων. Επίσης, δεν έχει σημασία το μέγεθος της εταιρείας ή εάν είστε αυτοαπασχολούμενοι. Από την άλλη πλευρά, έχει ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα, και είναι η ενσωμάτωσή του με τη σουίτα MS Office. Είναι εντελώς δωρεάν, αλλά είναι διαθέσιμο μόνο για Windows για τοπική εγκατάσταση, αν και μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στο διαδίκτυο από οποιοδήποτε σύστημα χάρη στην πλατφόρμα cloud.
- Κούπι: ένα πολύ απλό και διαισθητικό λογισμικό χρέωσης ειδικά σχεδιασμένο για ελεύθερους επαγγελματίες και ΜΜΕ. Επιτρέπει τη δημιουργία εξατομικευμένων τιμολογίων και προϋπολογισμών, τον συνδυασμό ασφαλών τραπεζικών συναλλαγών, τη δημιουργία εμβασμάτων, την αυτοματοποίηση της παρουσίασης των φόρων κ.λπ. Ενσωματώνει τη λειτουργία OCR για την αναγνώριση κειμένου με την κινητή σας κάμερα. Το έχετε επίσης διαθέσιμο για κινητές συσκευές στο Google Play για Android ή για χρήση στο cloud.
- Οφειλέτης: είναι μια από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες cloud. Είναι απλό και σας επιτρέπει να κάνετε μια αποτελεσματική δουλειά. Με προσαρμόσιμα πρότυπα τιμολογίου, τεχνολογία OCR για αναγνώριση κειμένου από την κάμερα, αναφορές και υπόλοιπα κ.λπ. Σε αυτήν την περίπτωση, πληρώνεται, με ένα βασικό πρόγραμμα πληρωμών για έως 100 ετήσια έγγραφα 4 € / μήνα, ένα μέσο πρόγραμμα έως 800 τιμολόγια ετησίως για 12 € / μήνα και ένα απεριόριστο πρόγραμμα για 24 € / μήνα. Διαθέτει επίσης μια εφαρμογή για κινητές συσκευές.
- Αντιπαράθεση: διαδικτυακή υπηρεσία για την έκδοση και διαχείριση των τιμολογίων σας γρήγορα και απλά. Διαθέτει πρότυπα, λειτουργίες για καταγραφή ωρών, δημιουργία γραφικών με εγγραφές, επιτρέπει ενοποίηση με διαχειριστές ηλεκτρονικού εμπορίου όπως Prestashop, Shopify, Woocommerce κ.λπ. Διαθέτει πολλά διαδικτυακά προγράμματα συνδρομών (αν και διαθέτει δωρεάν περιορισμένο βασικό πρόγραμμα) και μια εφαρμογή για κινητές συσκευές.
- Amphix: μια άλλη εναλλακτική λύση από τις προηγούμενες για χρήση στη διαχείριση των τιμολογίων σας για μεγαλύτερη άνεση. Διαθέτει πρότυπα τιμολογίου, λειτουργίες αυτοματισμού, δημιουργία αρχείων για παρουσίαση φόρων, λογιστική διαχείριση, προϋπολογισμούς κ.λπ. Τα προγράμματα τιμολόγησης κυμαίνονται από περίπου 10 € έως περίπου 50 €, με μια συμβουλευτική υπηρεσία εάν προτιμάτε. Διαθέτει εφαρμογή για κινητά και διαδικτυακή υπηρεσία.
- Sage One: Το Sage είναι ένας από τους πιο γνωστούς προγραμματιστές λογισμικού διαχείρισης επιχειρήσεων. Σε αυτήν την περίπτωση έχουν δημιουργήσει ένα καλό εργαλείο λογισμικού χρέωσης ειδικά σχεδιασμένο για ελεύθερους επαγγελματίες και ΜΜΕ. Θα έχετε όλα όσα χρειάζεστε για να διαχειριστείτε τα τιμολόγιά σας και να δημιουργήσετε γραφήματα για να ελέγξετε την κατάσταση και να πάρετε μια ιδέα για το πώς λειτουργεί η επιχείρηση. Έχει μια αυτόματη τραπεζική σύνδεση για τη λογιστική των χρεώσεων και των εξόδων, καθώς και τη δυνατότητα διαχείρισης αποθεμάτων, χωρητικότητας πολλαπλών χρηστών κ.λπ. Πράγματι, δεν είναι μια δωρεάν υπηρεσία. Έχει σχέδια 7.5 € και 15 € το μήνα με την τρέχουσα προσφορά του (πριν από 10 € και 20 € αντίστοιχα). Παρεμπιπτόντως, η Sage διαθέτει επίσης εφαρμογές για κινητά.