Πώς να επιλέξετε ένα εργαλείο για την αυτοματοποίηση των λογιστικών-διοικητικών διαδικασιών των ΜΜΕ

El Χρηματοδότηση και δημόσια υπηρεσία πίστωσης τις τελευταίες ημέρες σχολίασε την ανάγκη δημιουργίας μηχανισμών και εργαλείων που θα επέτρεπαν αυτοματοποίηση των λογιστικών-διοικητικών διαδικασιών των ΜΜΕΚάλεσε επίσης τις κοινότητες ελεύθερου λογισμικού να ενδιαφέρονται περισσότερο για τη βιωσιμότητα της εφαρμογής εργαλείων ανοιχτού κώδικα σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι υπάρχουν πολλά Εργαλεία λογιστικής και χρέωσης ανοιχτού κώδικα για ΜΜΕ, το καθένα με τα δικά του χαρακτηριστικά, εκτός από τα καθολικά χαρακτηριστικά που διαθέτει το λογισμικό λογιστικής και χρέωσης.

Κάθε ένα από αυτά τα εργαλεία ανοιχτού κώδικα (ERP, λογιστική σουίτα, ηλεκτρονικό λογιστικό λογισμικό, templates, βιβλία, μεταξύ άλλων) μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ΜΜΕ για να επιταχύνουν και να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες τους, με ασφάλεια και χρησιμοποιώντας δωρεάν λογισμικό.

Το βολικό πράγμα όταν επιλέγετε ένα εργαλείο λογιστικής και χρέωσης για τις ΜΜΕ μας, είναι ότι συνεχίζουμε μια σύντομη διαδικασία έρευνας, δοκιμών, συμβουλών, σχεδιασμού και εκτέλεσηςΜε άλλα λόγια, κατά την επιλογή του εργαλείου που θα επιλύσει τα λογιστικά και χρεωστικά μας προβλήματα, συνιστάται να ακολουθήσετε τις ακόλουθες διαδικασίες.

• Διερευνήστε εργαλεία ανοιχτού κώδικα που είναι διαθέσιμα και έχουν τις λειτουργίες που χρειάζονται οι ΜΜΕ σαςΕίναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πρέπει να κάνουμε μια αρκετά βαθιά έρευνα, με προτεραιότητα η έρευνα της κοινότητας που περιβάλλει το εν λόγω εργαλείο. Πρέπει να επανεξετάσουμε την ποιότητα του εργαλείου, τη χρηστικότητα, τον χρόνο ενημέρωσης, τη μελλοντική εργασία, τα αποτελέσματα υλοποιήσεων σε άλλες ΜΜΕ, το επίπεδο υποστήριξης, τη διαθεσιμότητα συμβούλων εργαλείων και επεκτασιμότητα από αυτό.

• Μόλις έχουμε μια τράπεζα εργαλείων που θα μπορούσαν να ικανοποιήσουν τους στόχους που έχουμε θέσει για τις ΜΜΕ μας, πρέπει κάντε μια πιο εμπεριστατωμένη ανάλυση και δοκιμή, στα οποία πρέπει να δοκιμάσουμε τα εργαλεία και να σημειώσουμε τις ανάγκες και τις λειτουργίες που έχουν. Είναι σημαντικό να κάνετε μια ατομική ανάλυση του καθενός και στη συνέχεια να κάνετε μια ομαδική σύγκριση των διαφόρων εργαλείων που επιλέξαμε.

Σε ορισμένες περιπτώσεις Τα πιο ολοκληρωμένα εργαλεία μας εμποδίζουν να προσαρμοστούμε στο επιχειρηματικό μας μοντέλο, έτσι είναι βολικό αυτό ας δώσουμε προτεραιότητα στις δοκιμές μας τη δυνατότητα προσαρμογής του εργαλείου και των ΜΜΕ μας. Με τον ίδιο τρόπο, τα τεστ πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τη γραμμή μάθησης των μελών των ΜΜΕ μας, δηλαδή, πρέπει να αναλύσουμε τη χρηστικότητα του εργαλείου και τον χρόνο που πρέπει να επενδύσουμε για να το μάθουμε.

• Έχοντας επιλέξει το εργαλείο που ταιριάζει καλύτερα και ανταποκρίνεται στις ανάγκες της ΜΜΕ μας, πρέπει έρευνα και λήψη κάποιου είδους εξωτερικών συμβουλώνΑυτή η συμβουλευτική εταιρεία δεν είναι μόνο μια εξειδικευμένη εταιρεία στο εργαλείο, αλλά μπορεί επίσης να είναι κοινότητες, ιστολόγια, κανάλια YouTube, μεταξύ άλλων, που μας επιτρέπουν να βρούμε απαντήσεις σε ερωτήσεις και προβλήματα που προκύπτουν. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι ένας από τους μεγαλύτερους λόγους για τους οποίους η εφαρμογή ορισμένων εργαλείων αποτυγχάνει είναι λόγω των μικρών ή καθόλου συμβουλών που λαμβάνουμε, πρέπει να έχουμε πάντα ένα μπαλαντέρ σε περίπτωση προβλημάτων ή νέων αναγκών.

• Μόλις επιλέξουμε το κατάλληλο εργαλείο ανοιχτού κώδικα αυτοματοποίηση των λογιστικών-διοικητικών διαδικασιών των ΜΜΕ και έχουμε εξωτερική συμβουλευτική, έτσι ώστε η χρήση της στις ΜΜΕ μας να έχει απόλυτη επιτυχία, πρέπει να σχεδιάσουμε όλες τις διαδικασίες και τις διαδικασίες που πρέπει να εκτελέσουμε για την εφαρμογή του εργαλείου. Είναι βολικό να κάνετε έναν σχεδιασμό που περιλαμβάνει την απόκτηση ή την προσαρμογή του εξοπλισμού, την εγκατάσταση του εργαλείου, τη δημιουργία εφεδρικών μηχανισμών και την προστασία των πληροφοριών, την παραμετροποίηση του εργαλείου, τη δημιουργία νέων λειτουργιών στο εργαλείο, την τεκμηρίωση και την εκπαίδευση των εμπλεκομένων.

Ο προγραμματισμός της εφαρμογής ενός εργαλείου σε ΜΜΕ είναι απαραίτητος, η επιτυχία ή μη μιας εφαρμογής εξαρτάται από αυτήν τη διαδικασία, πρέπει επίσης να σχεδιάσουμε τις περιπτώσεις κινδύνου, τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσουμε σε περίπτωση αντίστασης στην αλλαγή, την περίοδο δοκιμαστικές και μελλοντικές ενημερώσεις.

• Η επιλογή του σωστού εργαλείου και συμβουλών θα μας δώσει πιθανώς έναν συνεπή σχεδιασμό, με τον ίδιο τρόπο, την πιο σημαντική φάση όταν θέλουμε αυτοματοποίηση των λογιστικών-διοικητικών διαδικασιών μιας ΜΜΕ, είναι η εφαρμογή του εργαλείου ή πώς είναι επίσης γνωστή η Εκτέλεση του Εργαλείου, σε αυτήν τη φάση πρέπει να είμαστε προετοιμασμένοι για προβλήματα, αμφιβολίες, ερωτήματα και επιτυχίες.

Έχοντας ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης που βασίζεται στον προγραμματισμό που έχει πραγματοποιηθεί στο παρελθόν, θα μας επιτρέψει να δράσουμε γρήγορα όταν το εργαλείο δεν συμμορφώνεται με αυτό που χρειαζόμαστε, επίσης, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν μηχανισμό για να συνεχίσουμε να το βελτιώνουμε, είναι βολικό κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης να λαμβάνουμε τη μεγαλύτερη ανατροφοδότηση και να είστε ανοιχτοί για να κάνετε βελτιώσεις και αλλαγές στους καιρούς και τους τρόπους που έχουμε προγραμματίσει.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα πιθανότατα θα επιτύχετε την υλοποίηση ενός εργαλείου ανοιχτού κώδικα στην ΜΜΕ σας, αλλά αξίζει να σχολιάσετε, ότι είναι αναμφίβολα η συμμετοχή της ομάδας εργασίας σας και η δυνατότητα προσαρμογής, αλλαγής, βελτίωσης και αναδιοργάνωσης του εργαλείου που ότι το ελεύθερο λογισμικό είναι τόσο επιτυχημένο τόσο στις ΜΜΕ όσο και σε μεγάλους οργανισμούς.

Όταν ψάχνετε να λύσετε ένα πρόβλημα στην ΜΜΕ σας ή να αυτοματοποιήσετε ορισμένες διαδικασίες, το πιο σημαντικό πράγμα είναι η ανάγνωση και η έρευνα, ο χρόνος που επενδύετε στην έρευνα, τη δοκιμή, την ερώτηση, την ανάλυση και την τεκμηρίωση θα σας εξοικονομήσει χρήματα και πολύ περισσότερο χρόνο στο επόμενες φάσεις. Είναι πιο εύκολο να κάνετε λάθη σε ένα ερευνητικό περιβάλλον παρά σε ένα περιβάλλον παραγωγής, οπότε μην φοβάστε να βρείτε έναν τρόπο να καινοτομήσετε ή να προσαρμοστείτε σε αυτό που υπάρχει ήδη.