Come fai a sapere se una soluzione software gratuita funzionerà bene per la tua azienda o organizzazione?

Ho ricevuto molte e-mail che chiedevano informazioni sull'uso del software libero in aziende o organizzazioni. Questo articolo cerca di soddisfare queste esigenze analizzando in profondità alcuni aspetti da tenere in considerazione quando si decide di trasferire il sistema informatico della propria azienda o organizzazione ad alternative gratuite.

L'adozione di software gratuito può essere semplice come scaricare un pacchetto software, installarlo e utilizzarlo su una singola stazione di lavoro, o complessa come distribuire un cluster di server Linux per svolgere attività di elaborazione complesse. Qui ci concentreremo sulle implementazioni su scala ridotta del software libero, che sono più rilevanti per la maggior parte delle aziende e delle organizzazioni.

Tutte le aziende e le organizzazioni dovrebbero considerare l'implementazione di software libero. Ma in ogni caso, è necessario studiare a fondo questa opzione, che può significare un cambiamento organizzativo significativo. In questa sezione, esponiamo alcuni dei fattori di cui potresti aver bisogno per valutare i costi e i vantaggi del software libero rispetto alle soluzioni proprietarie.

Concetti

Ci sono tre concetti da considerare quando si valuta il software: costo totale di proprietà (TCO), valore strategico e compatibilità della "missione" della propria azienda o organizzazione con la filosofia del software libero.

Costo totale della proprietà:
CTP è un termine familiare a molte persone: rappresenta una stima di quanto costa un'introduzione di tecnologia per implementare, utilizzare e mantenere nel tempo.

Valore strategico:
Il valore strategico tiene conto di fattori diversi dai costi economici associati alla tecnologia stessa. La misurazione dell'impatto sulla produttività del personale o sulla qualità dei servizi forniti ai clienti fa parte della valutazione strategica del valore.

Compatibilità con la "missione":
In larga misura, il software libero è guidato dalla comunità, così come la sua proprietà è anche collettiva, quindi le implementazioni di software libero basano la loro esistenza sul feedback permanente di tutti gli utenti, sviluppatori, ecc. (tramite trasmissione di esperienze, introduzione di miglioramenti o modifiche, creazione o miglioramento della documentazione, ecc.) Inoltre, i sistemi operativi di software libero possono essere utilizzati sui vecchi computer, estendendone la vita utile, il che rende l'azienda o l'organizzazione più ecologicamente ed economicamente sostenibile. Queste caratteristiche del software libero sono in linea con la missione della tua azienda o organizzazione? Non è un requisito essenziale, ma se la tua azienda o organizzazione ha una "missione" più alta del semplice fare soldi, probabilmente troverai valori e ideali nel software libero, in breve, una filosofia compatibile con la tua missione. In altre parole, ci sono altri fondamentali, oltre a quelli economici (costi inferiori, ecc.) Che rendono il software libero un'opzione migliore rispetto alle sue alternative proprietarie.

Precedenti considerazioni sul CTP

CTP è il calcolo del costo totale dell'applicazione di una soluzione tecnologica. Ciò include il costo iniziale per l'acquisizione del software (prezzo di acquisto, costi di installazione, canoni di abbonamento o canoni di licenza), costi dell'hardware, costi di installazione (tempo del personale o costi del consulente appropriato), costi di formazione per l'utente finale e spese di manutenzione, costi di supporto e costi di aggiornamento). Questo spettro completo di costi deve essere considerato quando si confrontano le soluzioni, indipendentemente da come sono state concesse in licenza.

Il vantaggio più evidente del software libero rispetto alle soluzioni proprietarie in termini di costi sono i costi di acquisizione del software e i costi di manutenzione e aggiornamento. Il software gratuito è quasi sempre disponibile gratuitamente, non ha costi di licenza o costi di manutenzione annuali (ci sono alcune eccezioni, il più delle volte sotto forma di contratti di supporto gestiti) e anche gli aggiornamenti sono gratuiti. Naturalmente, i costi per l'acquisizione di software proprietario sono compensati dagli altri tipi di spese che la tua azienda o organizzazione dovrà sostenere per l'acquisizione di software gratuito (consulenti, formazione del personale, amministrazione, ecc.), Quindi il software per te è gratuito non lo è necessariamente più economico alla fine della giornata: il CTP potrebbe essere superiore a quello del software che devi pagare per acquistare.

Quali sono alcune domande che devi porci per sapere se usi il soft. gratis nella tua azienda o organizzazione è una buona idea?

Supporto per applicazioni critiche

Domande chiave nella valutazione dell'introduzione del software libero:
Quali sono le applicazioni critiche per la tua organizzazione?
Su quali sistemi operativi funzionano?

Tieni sempre presente la compatibilità tra la soluzione open source che stai considerando e le applicazioni critiche che stai già utilizzando. In particolare, quando si considera l'utilizzo di Linux come sistema operativo, tenere presente che molti di questi programmi probabilmente non hanno una versione di Linux. Questo implica che dovrai cercare un software alternativo, sempre preferibilmente "gratuito" ma che, se non esiste, potrebbe essere una versione "proprietaria" che gira senza problemi su Linux.

Ciò è particolarmente vero per i "prodotti software verticali" sviluppati per organizzazioni non profit, come i programmi di monitoraggio dei casi o il monitoraggio dei mutui utilizzati da gruppi di alloggi a prezzi accessibili e così via. Sfortunatamente, l'aumento dell'uso di Linux negli ultimi anni è stato principalmente dal lato server, motivo per cui un numero crescente di applicazioni server è in esecuzione su Linux. Il mercato desktop sta ancora crescendo molto più lentamente, ma questo sta cambiando con l'introduzione di Ubuntu e il passaggio di molti sviluppatori a Linux.

Ma andiamo a un caso specifico. Supponiamo che la tua azienda sia un'agenzia di viaggi. Probabilmente eseguono Amadeus, uno dei programmi più utilizzati per effettuare prenotazioni di voli, hotel, ecc. Nel caso in cui si tratti di un'applicazione indipendente (ovvero, necessita di un sistema operativo per essere eseguita) dovrai scoprire se esiste una versione per Linux. Se non esiste una versione Linux dello stesso programma, dovrai scoprire se esiste un'alternativa gratuita o se un altro programma proprietario ha una versione per Linux. In questi casi, le applicazioni Java tendono a "salvare la giornata" poiché vengono eseguite su qualsiasi sistema operativo in cui è installato Java. Infine, se è un'applicazione che gira nel cloud (cioè è un servizio fornito da una pagina web) lì la corri con dei vantaggi perché indipendentemente dal sistema operativo da cui la apri, funzionerà lo stesso.

Le organizzazioni che fanno molto affidamento su un programma che non è disponibile per Linux scopriranno che se vogliono usare Linux, saranno costrette a mantenere una macchina Windows esclusivamente dedicata all'esecuzione di quel programma "critico". In tal caso, i costi aggiuntivi per la manutenzione di quella macchina dovrebbero essere inclusi nel costo totale di proprietà (TCO). Inoltre, il disagio per gli utenti può essere considerato una perdita di valore strategico. Tuttavia, fare qualcosa del genere oggi sarebbe completamente ridicolo, oltre che disfunzionale e poco pratico. Fortunatamente, le tecnologie di virtualizzazione sono migliorate notevolmente, quindi mantenere una macchina virtuale Windows su un desktop relativamente moderno è spesso un'alternativa più praticabile alla manutenzione di un computer separato (che, inoltre, sarebbe sciocco se quell'applicazione dovesse essere utilizzata da più utenti). D'altra parte, Linux viene fornito con WINE, un set di strumenti che consentono a molte applicazioni per Windows 2.0 / 3.x / 9X / ME / NT / 2000 / XP / Vista e Win 7 di funzionare senza modifiche su vari sistemi operativi simili. a Linux come GNU / Linux, BSD, Solaris e Mac OS X. Come puoi vedere, anche nel peggiore dei casi, in cui non ci sono alternative native per Linux di quei programmi "critici" per la tua organizzazione, ci sono modi per eludere il problema.

Costi di acquisto del software

Domande chiave sui costi di acquisizione del software:
Con una soluzione proprietaria, quanto saranno grandi i costi di acquisizione rispetto agli altri costi?
Con una soluzione proprietaria, quanto sarà facile ottenere sconti sull'acquisto del software?

Alcuni prodotti di questa natura, come semplici strumenti o piccole applicazioni, hanno costi di acquisizione molto bassi. Altri prodotti, come suite per ufficio, groupware, database complessi, programmi finanziari o pacchetti di raccolta fondi o sistemi operativi per server, possono avere costi di acquisizione molto elevati. In alcuni casi, alcune aziende e organizzazioni possono ottenere molti pacchetti software o applicazioni web tramite donazioni o prezzi molto bassi, che possono ridurre o eliminare il costo di acquisto del software.

A volte, tuttavia, il numero di copie di un prodotto che verranno scontate o donate è limitato (ad esempio, un'organizzazione può ottenere solo 50 licenze utente di Microsoft Office XP, quindi questa opzione non sarebbe in grado di soddisfare le tue esigenze di un grande organizzazione.) Al contrario, praticamente tutto il software gratuito è disponibile senza alcun costo di acquisto e non sono necessarie licenze multiple.

Costi di implementazione

Domande chiave sui costi delle domande:
Qual è la facilità di implementazione del software in termini di risorse richieste (tempo e denaro)?
Che tipo di esperienza potrebbe essere richiesta per questo software, proprietario o open source?
Che tipo di esperienza hai a disposizione tra le tue risorse umane?
Quanto tempo, denaro e altre risorse devi investire?

Per alcuni programmi, l'implementazione è molto semplice e l'installazione da parte di un membro del personale richiederà forse 10-30 minuti. L'implementazione delle applicazioni più complesse, invece, può richiedere giorni allo staff e / o al consulente in quanto può richiedere, tra l'altro, la conversione delle informazioni dal sistema precedente.

Quando valuti le opzioni per una particolare soluzione, tieni presente che in alcuni casi i progetti di software libero possono essere più difficili da installare rispetto alle loro controparti proprietarie, specialmente se le persone che lo fanno sono nuove nel "mondo del software libero". In fondo, è quasi sempre super facile, ma può essere difficile se hai ancora il "modo di fare le cose di Windows" integrato. Per questo motivo, vale la pena esaminare attentamente la documentazione di installazione per qualsiasi soluzione che si prevede di incorporare.

Se la tua organizzazione ha bisogno del supporto di consulenti, potresti avere difficoltà a trovare consulenti che abbiano familiarità con le tecnologie del software libero, anche se questo sta cambiando con la crescente popolarità che molti strumenti di software libero utilizzati oggi stanno guadagnando in massa. Se ora dipendi da un consulente che non ha familiarità con queste tecnologie, potrebbe essere necessario trovarne uno nuovo che possa aiutarti a facilitare la transizione alle tecnologie libere.

Costi hardware

Domande chiave sui costi dell'hardware:
Userò più server?
Il software proprietario che sto utilizzando ha requisiti hardware speciali?
Ho bisogno di hardware certificato dai miei fornitori?

In molte situazioni, implementerai il software sull'hardware esistente, il che non comporterà costi hardware aggiuntivi. Tuttavia, se si implementa un nuovo tipo di server o si sostituisce un vecchio server, è probabile che i costi dell'hardware rappresentino un problema. In generale, maggiori sono le esigenze della rete (in termini di capacità), maggiore sarà il risparmio di hardware con l'introduzione di un sistema operativo software libero (come Linux) e di altri programmi software gratuiti. Ricerche recenti hanno scoperto che i server basati su Linux (rispetto a Microsoft Windows) possono gestire più traffico, possono ospitare più account ed eseguire più elaborazione delle informazioni utilizzando lo stesso hardware. Pertanto, in una situazione in cui si utilizzano più server Windows, Linux può eseguire lo stesso lavoro con meno macchine (e quindi un minore consumo di risorse).

Costi di formazione del personale

Domande chiave sui costi di formazione:
L'utilizzo di questo software richiede la formazione dell'utente finale?
Farò in modo che persone qualificate forniscano "supporto tecnico interno" per questo software senza fare affidamento sul supporto tecnico di terze parti?

Per le soluzioni per gli utenti finali (come applicazioni per ufficio, pacchetti finanziari, ecc.), La formazione è di gran lunga la parte più costosa dell'implementazione di nuove tecnologie. Il personale che utilizzerà questo software quotidianamente deve essere formato per utilizzarlo in modo ottimale. La maggior parte del personale ordinario di un'azienda o organizzazione non ha familiarità con i sistemi operativi e le applicazioni non Windows, quindi l'applicazione di una soluzione software gratuita che sostituisce un'applicazione ben nota e ampiamente utilizzata deve essere attentamente considerata. I vantaggi dell'utilizzo di una soluzione come Open Office, ad esempio, possono o meno superare l'ampia gamma di costi di formazione che verranno sostenuti. D'altra parte, devono essere prese in considerazione anche le implicazioni della formazione a lungo termine (una volta che il personale è stato formato, richiedono solo una formazione continua e la formazione dei nuovi dipendenti).

Tuttavia, questo punto che spesso viene sollevato di fronte al software libero (economico ma molto costoso in termini di formazione del personale) è sempre meno vero. Prima di tutto, quando si tratta di Linux, ci sono diversi metodi per ridurre al minimo l'impatto del passaggio di consegne, come l'applicazione di temi desktop simili alla versione di Windows a cui è abituato l'utente, ecc. D'altra parte, il passaggio da Windows a Linux non è generalmente più traumatico oggi del passaggio da Win XP a Win 7 o Win Vista. Per non parlare del fatto che la maggior parte degli utenti esegue alcune attività di routine che non dovrebbero richiedere molto tempo per imparare a utilizzare il nuovo sistema operativo. Per quanto riguarda i programmi alternativi, i costi di formazione potrebbero essere ridotti a zero se esiste una versione Linux della stessa applicazione o se tale applicazione gira sotto Java o nel cloud. Nel caso in cui sia necessario scegliere di cambiare l'applicazione (sia essa gratuita o proprietaria), i costi di formazione sono praticamente gli stessi che ogni azienda o organizzazione deve sostenere quando inizia a utilizzare uno di questi programmi.

Infine, per software che ha un impatto minimo o nullo sull'utente finale (file server, database server, ecc.), I costi di formazione da considerare si riducono alla formazione di personale specifico. Questi costi di formazione possono avere un certo peso quando a) ti affidi a personale interno, piuttosto che a consulenti esterni, per fare "supporto tecnico" per il software, eb) il tuo personale interno non ha esperienza nell'uso di software libero.

Costi di manutenzione

Domande chiave sui costi di manutenzione:
L'alternativa proprietaria richiede una tariffa di manutenzione annuale?
Dovrò pagare per aggiornamenti di sicurezza e patch?

Alcuni prodotti software hanno un costo annuale di qualche tipo. Ai fini pratici possono essere considerati come canoni di licenza annuali, poiché normalmente vengono calcolati come percentuale del canone di acquisto della licenza per il software originale. Le commissioni devono essere incluse nella tua analisi CTP.

La maggior parte del software gratuito non ha una tariffa di manutenzione annuale, poiché non ha un costo di acquisizione della licenza per cominciare. Alcune distribuzioni Linux aziendali (come RedHat) hanno tariffe di manutenzione annuali, che ti danno diritto a richiedere supporto tecnico specializzato. Tuttavia, poche organizzazioni rientrano nelle categorie di organizzazioni che fanno uso di questi pacchetti aziendali, per non parlare del fatto che l'equivalente "gratuito" di Red Hat (Fedora) può essere utilizzato a costo zero.

Costi di aggiornamento

Domande chiave sui costi di aggiornamento:
Con che frequenza potrei dover aggiornare questo software?
Gli aggiornamenti sono disponibili con qualche tipo di sconto? La mia organizzazione è qualificata?

Mantenere il software relativamente aggiornato è importante. Aumenta la stabilità, la sicurezza e migliora le funzionalità disponibili. Non è necessario eseguire l'aggiornamento alla versione più recente, ma è fondamentale installare le patch di sicurezza e, quando vengono introdotte le funzionalità desiderate o se sono presenti notevoli miglioramenti della stabilità, l'aggiornamento può essere molto vantaggioso.

Ovviamente, il costo dell'aggiornamento di una singola copia di un prodotto è molto meno costoso rispetto all'aggiornamento dell'enorme numero di copie richieste per un'enorme rete di computer. Spesso puoi ottenere aggiornamenti del software proprietario con uno sconto significativo o, se sei fortunato, puoi persino riceverlo tramite una donazione. Tuttavia, con il software libero, ci si ferma a dipendere dalla "carità" o dalla "buona volontà" delle società di sviluppo software. La maggior parte del software gratuito non ha costi di aggiornamento. Devi semplicemente scaricare la versione aggiornata e installarla. Nel caso di molte distribuzioni Linux si tratta di un'operazione quasi automatica (aggiornando con un semplice comando tutto il sistema operativo e le applicazioni che avete installato).

Amministrazione e supporto tecnico

Domande chiave sull'amministrazione e il supporto:
Quali fonti di supporto sono disponibili per l'uso del software gratuito?
Quanto è importante l'affidabilità del prodotto nella scelta della giusta soluzione?
I virus e altri problemi di sicurezza sono molto comuni quando si utilizza l'opzione proprietaria?

Tutto il software - dalle applicazioni ai database ai sistemi operativi - richiede amministrazione e supporto tecnico di qualche tipo. In alcuni casi, avrai personale interno in grado di fornire questo servizio, in altri casi, sarai costretto ad assumere consulenti esterni per svolgere questo lavoro. Alcune caratteristiche del software che determinano il livello di supporto richiesto vanno dal grado di affidabilità del software, cioè la sua vulnerabilità ai problemi di sicurezza, a quanto sia complesso sia per gli utenti finali che per gli amministratori.

Senza eccezioni, tutte le organizzazioni dopo essere passate a Linux hanno ammesso che la loro rete era più stabile. Sono anche d'accordo nell'ammettere che è più facile proteggere la tua rete con Linux. In parte questo è dovuto al fatto che i sistemi Linux e i programmi software gratuiti che funzionano con questo sistema operativo sono il supporto di base dietro Internet (quasi tutti i server nel mondo usano Linux) e la natura aperta del codice nei programmi software gratuiti consente agli sviluppatori di rilevare e riparare molti potenziali problemi di sicurezza. In parte a causa di questi vantaggi di progettazione, i virus informatici e lo spyware non hanno influenzato molto Linux, mentre sono prevalenti in Windows.

Per un'organizzazione che si affida al supporto tecnico esterno, questo risparmio di tempo si traduce direttamente in risparmi sui costi. Per un'organizzazione che dispone di supporto tecnico interno, i risparmi possono essere più complessi da calcolare. Tuttavia, se l'organizzazione dispone di più server, un amministratore può gestire più server Linux rispetto ai server Windows contemporaneamente.

È anche ragionevole presumere che la maggiore affidabilità e sicurezza dei sistemi Linux migliori la produttività degli utenti finali. Il personale può lavorare di più e meglio se i loro sistemi vengono interrotti meno spesso. È probabile che il morale del lavoro migliori con un minor numero di interruzioni di rete. La maggior parte di noi ha imparato nel modo più duro: quale utente Windows non ha mai bloccato il proprio computer, distruggendo il documento che si stava scrivendo o non essendo in grado di utilizzare la posta elettronica durante quelle ore cruciali? Tutto questo è incredibilmente frustrante.

Sebbene le applicazioni di software libero siano generalmente migliori in questo senso, non è corretto generalizzare l'affidabilità di Linux a tutti i programmi di software libero. Ci sono molti progetti di software libero che non sono né più stabili né più sicuri delle loro alternative proprietarie; Quando si esegue la ricerca, sarà importante tenerlo presente per il confronto.

Oltre all'affidabilità e alla sicurezza di una soluzione, devi anche tener conto della sua complessità. La complessità può aumentare i costi di supporto in due modi: o aumentando il tempo necessario per svolgere determinati compiti, o richiedendo una persona più qualificata (e quindi meglio retribuita) per svolgere il lavoro. Riguardo al primo punto, molte organizzazioni che hanno già osato "fare il grande passo" sostengono che il software libero non è necessariamente più difficile (o più facile) da amministrare del software proprietario. Un avvertimento importante, tuttavia, è che ciò presuppone che l'amministratore abbia familiarità con la soluzione software gratuita. In caso contrario, si dovranno considerare costi aggiuntivi per la formazione del personale.

Valore strategico

Oltre al TCO (Total Cost of Ownership), bisogna tenere conto del "valore strategico" dell'opzione basata su software libero. Questo tipo di valore è più difficile da quantificare, ma spesso può essere più importante nel processo decisionale.

Uno degli aspetti di valore strategico per le soluzioni basate su software libero è la capacità di risolvere i problemi in modi che sarebbero impossibili con soluzioni proprietarie.

Essere in grado di modificare il codice nel software nel modo migliore per la tua azienda o organizzazione è un chiaro esempio di valore strategico. Non tutti ne approfittano, ma molti lo fanno. Inoltre, se uno di loro modifica un progetto di software libero, possono distribuire questa modifica a un'altra organizzazione simile e collaborare, cosa che non è possibile nello sviluppo di software proprietario o in molte soluzioni cloud "chiuse". Inoltre, poiché il codice sorgente è sempre disponibile, l'adozione di software libero offre alle organizzazioni flessibilità a lungo termine, la capacità di evolversi al variare delle loro esigenze e di migrare più facilmente verso nuove soluzioni che potrebbero emergere.

Il controllo (o la sua mancanza) è un'altra considerazione strategica che porta alcuni a optare per il software libero. Molti potrebbero aver avuto una brutta esperienza facendo affidamento su un pacchetto software progettato. Se lo sviluppatore di software fallisce, viene acquisito da un concorrente o decide di smettere di supportare quel prodotto, i suoi clienti probabilmente non hanno nessuno a cui rivolgersi per ricevere supporto. Con il software gratuito, se lo sviluppatore originale abbassa le braccia, il prodotto può essere rianimato, con il supporto della comunità degli utenti e di altri sviluppatori. Pertanto, a lungo termine, questo approccio può fornire un grado di mitigazione del rischio. Il controllo dei dati è un'altra questione. I dati in un formato proprietario, o su un server al di fuori del controllo dell'organizzazione, sono un enorme svantaggio per alcune organizzazioni.