Come scegliere uno strumento per automatizzare i processi amministrativo-contabili delle PMI

El Servizio Finanza e Credito Pubblico nei giorni scorsi ha commentato la necessità di creare meccanismi e strumenti che lo permettessero automatizzare i processi contabili-amministrativi delle PMIHa anche invitato le comunità del software libero a preoccuparsi maggiormente della fattibilità dell'implementazione di strumenti open source negli ambienti aziendali.

È importante notare che sono numerosi Strumenti di contabilità e fatturazione open source per le PMI, ognuna con le proprie caratteristiche, oltre alle caratteristiche universali che possiede il software di contabilità e fatturazione.

Ciascuno di questi strumenti open source (ERP, suite di contabilità, software di contabilità elettronica, modelli, libri, tra gli altri) possono essere utilizzati nelle PMI per accelerare e automatizzare i loro processi, in modo sicuro e utilizzando software libero.

La cosa conveniente quando si sceglie uno strumento di contabilità e fatturazione per le nostre PMI, è che continuiamo un breve processo di ricerca, test, consulenza, pianificazione ed esecuzioneIn altre parole, nella scelta dello strumento che risolverà i nostri problemi di contabilità e fatturazione, è consigliabile seguire le seguenti procedure.

• Analizza gli strumenti open source che sono disponibili e hanno le funzionalità di cui la tua PMI ha bisognoÈ importante notare che dobbiamo fare un'indagine abbastanza approfondita, dando priorità la ricerca della comunità che circonda tale strumento. Dobbiamo rivedere la qualità dello strumento, l'usabilità, i tempi di aggiornamento, il lavoro futuro, i risultati delle implementazioni in altre PMI, il livello di supporto, la disponibilità di consulenti dello strumento e il scalabilità della stessa.

• Una volta che abbiamo una banca di strumenti in grado di soddisfare gli obiettivi che ci siamo prefissati per la nostra PMI, dobbiamo eseguire un'analisi e un test più approfonditi, in cui dobbiamo testare gli strumenti e prendere nota delle esigenze e delle funzionalità che hanno. È importante fare un'analisi individuale di ciascuno e poi fare un confronto di gruppo dei vari strumenti che abbiamo preselezionato.

In alcuni casi gli strumenti più completi ci impediscono di adattarci al nostro modello di business, quindi è conveniente che diamo la priorità nei nostri test alla possibilità di adattare lo strumento e la nostra PMI. Allo stesso modo, i test devono tenere conto della linea di apprendimento dei membri delle nostre PMI, cioè dobbiamo analizzare l'usabilità dello strumento e il tempo che deve essere investito per impararlo.

• Avendo scelto lo strumento che meglio si adatta e soddisfa le esigenze della nostra PMI, dobbiamo farlo ricercare e ottenere una sorta di consulenza esternaQuesta consulenza non è solo un'azienda esperta nello strumento, ma può anche essere comunità, blog, canali YouTube, tra gli altri, che ci consentono di trovare risposte alle domande e ai problemi che sorgono. Va notato che uno dei motivi principali per cui l'implementazione di alcuni strumenti fallisce è a causa dei pochi o nessun consiglio che riceviamo, dobbiamo sempre avere un jolly in caso di problemi o nuove esigenze.

• Dopo aver scelto lo strumento open source appropriato per automatizzare i processi contabili-amministrativi delle PMI e abbiamo una consulenza esterna affinché il suo utilizzo nella nostra PMI sia un successo totale, dobbiamo pianificare tutti i processi e le procedure che dobbiamo svolgere per avviare lo strumento. È conveniente fare una pianificazione che includa l'acquisizione o l'adattamento dell'attrezzatura, l'installazione dello strumento, la creazione di meccanismi di backup e protezione delle informazioni, la parametrizzazione dello strumento, la creazione di nuove funzionalità nello strumento, il documentazione e formazione dei soggetti coinvolti.

La pianificazione dell'implementazione di uno strumento in una PMI è fondamentale, il successo o meno di un'implementazione dipende da questo processo, bisogna anche pianificare i casi di rischio, le procedure da seguire in caso di resistenza al cambiamento, il periodo di prova e futuro aggiornamenti.

• La scelta dello strumento e dei consigli giusti probabilmente ci darà una pianificazione coerente, allo stesso modo, la fase più importante quando vogliamo automatizzare i processi contabili-amministrativi di una PMI, è l'avvio dello strumento o come si conosce anche l'Esecuzione dello Strumento, in questa fase bisogna essere preparati a problemi, dubbi, quesiti e successi.

Avere un piano di emergenza basato sulla pianificazione effettuata in precedenza, ci permetterà di agire rapidamente quando lo strumento non è conforme a ciò di cui abbiamo bisogno, allo stesso modo, possiamo creare un meccanismo per continuare a migliorarlo, è conveniente durante la fase di esecuzione ricevere la maggior quantità di feedback ed essere aperti a apportare miglioramenti e cambiamenti nei tempi e nei modi che abbiamo pianificato.

Seguire questi passaggi renderà probabilmente l'implementazione di uno strumento open source di successo nella tua PMI, ma vale la pena commentare, che senza dubbio è la partecipazione del tuo team di lavoro e la possibilità di adattare, cambiare, migliorare e riorganizzare lo strumento che lo consente il software libero ha così tanto successo sia nelle PMI che nelle grandi organizzazioni.

Quando cerchi di risolvere un problema nella tua PMI o automatizzare alcuni processi, la cosa più importante è la lettura e la ricerca, il tempo che investi in ricerca, test, domande, analisi e documentazione ti farà risparmiare denaro e molto più tempo nelle fasi successive. È più facile commettere errori in un ambiente di ricerca che in un ambiente di produzione, quindi non aver paura di trovare un modo per innovare o adattarti a ciò che già esiste.