Hur man väljer ett verktyg för att automatisera små och medelstora företags redovisningsadministrativa processer

El Finans- och offentlig kredittjänst under de senaste dagarna kommenterade han behovet av att skapa mekanismer och verktyg som skulle möjliggöra automatisera de administrativa processerna för små och medelstora företagDet uppmanade också de fria programvarusamhällena att bry sig mer om genomförbarheten av implementeringen av open source-verktyg i affärsmiljöer.

Det är viktigt att notera att det finns många Verktyg för öppen källkodsredovisning och fakturering för små och medelstora företag, var och en med sina egna egenskaper, utöver de universella egenskaper som bokförings- och faktureringsprogramvaran har.

Var och en av dessa verktyg med öppen källkod (ERP, redovisningssvit, elektronisk bokföringsprogramvara, mallar, böcker, bland andra) kan användas i små och medelstora företag för att påskynda och automatisera sina processer, säkert och med fri programvara.

Det praktiska när vi väljer ett redovisnings- och faktureringsverktyg för våra små och medelstora företag är att vi fortsätter en kort process av forskning, testning, rådgivning, planering och genomförandeMed andra ord, när du väljer verktyget som ska lösa våra bokförings- och faktureringsproblem, är det lämpligt att följa följande procedurer.

• Undersök verktyg för öppen källkod som är tillgängliga och har de funktioner som dina små och medelstora företag behöverDet är viktigt att notera att vi måste göra en ganska djup utredning, prioritera forskningen i samhället kring verktyget. Vi måste granska verktygets kvalitet, användbarhet, uppdateringstid, framtida arbete, resultaten av implementeringar i andra små och medelstora företag, supportnivån, tillgängligheten av verktygskonsulter och skalbarhet av det.

• När vi väl har en bank med verktyg som kan uppfylla de mål som vi har satt upp för våra små och medelstora företag måste vi göra en mer grundlig analys och testning, där vi måste testa verktygen och notera de behov och funktioner de har. Det är viktigt att göra en individuell analys av var och en och sedan göra en gruppjämförelse av de olika verktygen som vi valt.

I vissa fall de mest kompletta verktygen hindrar oss från att anpassa oss till vår affärsmodell, så det är bekvämt att låt oss i våra tester prioritera möjligheten att anpassa verktyget och våra små och medelstora företag. På samma sätt måste testerna ta hänsyn till inlärningslinjen för medlemmarna i våra små och medelstora företag, det vill säga vi måste analysera verktygets användbarhet och den tid som måste investeras i att lära sig det.

• Efter att ha valt det verktyg som bäst passar och uppfyller våra små och medelstora företags behov måste vi forskning och få någon form av extern konsultationDetta konsultföretag är inte bara ett expertföretag inom verktyget, det kan också vara community, bloggar, YouTube-kanaler, bland andra, som gör det möjligt för oss att hitta svar på frågor och problem som uppstår. Det bör noteras att en av de största anledningarna till att implementeringen av vissa verktyg misslyckas är på grund av de få eller inga råd vi får, vi måste alltid ha ett jokertecken vid problem eller nya behov.

• När vi väl har valt lämpligt verktyg för öppen källkod automatisera de administrativa processerna för små och medelstora företag och vi har extern konsultation så att dess användning i våra små och medelstora företag blir en total framgång, vi måste planera alla processer och procedurer som vi måste utföra för implementeringen av verktyget. Det är bekvämt att göra en planering som inkluderar förvärv eller anpassning av utrustningen, installationen av verktyget, skapandet av reservmekanismer och skydd av informationen, parametreringen av verktyget, skapandet av nya funktioner i verktyget, dokumentation och utbildning av de inblandade.

Planeringen av implementeringen av ett verktyg i ett små och medelstort företag är avgörande, om ett genomförande är framgångsrikt eller inte beror på denna process, vi måste också planera riskfall, förfaranden som ska följas vid motstånd mot förändring, periodförsök och framtid uppdateringar.

• Att välja rätt verktyg och råd ger oss förmodligen en konsekvent planering, på samma sätt, den viktigaste fasen när vi vill automatisera de små och medelstora företagens redovisningsadministrativa processer, det är uppstarten av verktyget eller hur utförandet av verktyget också är känt, i denna fas måste vi vara beredda på problem, tvivel, frågor och framgångar.

Att ha en beredskapsplan baserad på den planering som utförts tidigare, gör att vi kan agera snabbt när verktyget inte uppfyller vad vi behöver, likaså kan vi skapa en mekanism för att fortsätta förbättra det, det är bekvämt under genomförandefasen att ta emot den största mängden feedback och vara öppen för att göra förbättringar och förändringar i de tider och sätt som vi har planerat.

Att följa dessa steg kommer antagligen att göra implementeringen av ett open source-verktyg framgångsrikt i dina små och medelstora företag, men det är värt att kommentera, vilket utan tvekan är ditt medarbetares deltagande och möjligheten att anpassa, ändra, förbättra och omorganisera verktyget som gör det gratis programvara är så framgångsrik både i små och medelstora företag och i stora organisationer.

När du vill lösa ett problem i dina små och medelstora företag eller automatisera vissa processer är det viktigaste att läsa och undersöka, den tid du investerar i att undersöka, testa, fråga, analysera och dokumentera sparar pengar och mycket mer tid i nästa fas. Det är lättare att göra misstag i en forskningsmiljö än i en produktionsmiljö, så var inte rädd för att hitta ett sätt att förnya eller anpassa dig till det som redan finns.