Издаването и осчетоводяването на фактури е често срещана задача за големи компании, малки и средни предприятия и фрийлансъри. Тази задача често е неблагодарна за човека, който я изпълнява, и отнема време от други отговорности. Следователно, софтуерът за фактуриране може да бъде от голяма полза за всички тях.
Освен това, както всеки друг, може да допуснете грешка във фактура. Това означава, че трябва да задрасквате неща, постоянно да следите номерата на фактурите, да следите дали са платени и т.н. Всичко това може да бъде автоматизирано или опростено чрез софтуер за фактуриране. И е толкова просто, колкото да изтеглите програма или приложение на вашия компютър или мобилно устройство, което да ви помогне с тази досадна задача…
Какво е програма за фактуриране?
Софтуерът за фактуриране е по същество компютърна програма за управление и контрол на издаването и получаването на фактури за стоки и/или услуги. Той може да бъде чудесен инструмент както за фрийлансъри, така и за бизнеси.
Функциите , които всеки софтуер за фактуриране трябва да притежава , са:
- Капацитет за последователно номериране на издадените фактури и управление на дати.
- Шаблони за фактури налични готови за допълване.
- Включване на лога и данни фирма или самостоятелно заето лице.
- Възможност за избор на различни начини на плащане.
- Капацитет на управление на файлове на клиенти и доставчици. С данни като име, име на фирма, NIF / CIF, адрес, контакт и др.
- Редактор, в случай че искате да промените каквито и да е данни на проект на фактура, преди да бъде одобрена.
- Избор на видове impuestos (Данък върху доходите на физическите лица, ДДС, ...) и възможност за изчисляване на общата сума.
- Табло с графики, в които баланс на разходите и приходите.
- Система на Известия в някои случаи.
- Функция за генериране на фактури проформа и бюджети.
- В някои случаи има и база данни / дневен ред с клиенти и техните данъчни данни, за да улесни създаването на фактура.
Видове софтуер за фактуриране
В софтуера за управление на инвентара или услугите можете да намерите различни видове . Трябва да се запознаете с тях, за да изберете опцията, която най-добре отговаря на вашите нужди.
- На линия- Това са уеб базирани програми за фактуриране, които не трябва да инсталират нищо. Те могат просто да се използват от всяко устройство със съвместим уеб браузър. Предимството на тези системи е, че те винаги ще бъдат достъпни отвсякъде (докато сървърът ви работи) и няма да зависи от конкретно устройство за него. Освен това, намирайки се в облака, данните ще се съхраняват постоянно, без да се притеснявате за резервни копия и т.н.
- местен: локален софтуер за фактуриране е този, който е инсталиран на вашия собствен компютър или мобилно устройство. Въпреки че онлайн услугите имат добра сигурност и са криптирани, някои изроди за сигурност може да искат да имат всички клиентски данни локално за по-голяма поверителност. Това наистина е единственото предимство на тези програми. Останалото са недостатъци в сравнение с онлайн, тъй като ако нещо се случи с вашето устройство, твърдият ви диск се срине, вие сте засегнати от рансъмуер и т.н. и нямате резервни копия, можете да загубите всички фискални данни.
В допълнение към тези категории, софтуерът за фактуриране може да бъде допълнително разделен въз основа на други аспекти . Например, има опции за софтуер за фактуриране с отворен код и безплатен софтуер, както и собственически софтуер. Можем дори да различим платени услуги от такива, които са напълно безплатни. Обикновено нито един от тези фактори не прави една програма за фактуриране по-добра или по-лоша.
С други думи, има безплатен софтуер за фактуриране с отворен код, който е също толкова добър, колкото платения софтуер със затворен код и обратно. Затова не използвайте тези фактори като мярка за качество, както правят някои, които твърдят, че софтуерът с отворен код е по-лош от собственическия софтуер... Това е огромна грешка!
Най-добрите програми за фактуриране
Ако искате някои препоръки за най-добрия наличен софтуер за фактуриране, ето списък с някои от най-добрите опции:
- InvoiceScripts: Предлага голяма гъвкавост, тъй като позволява локално инсталиране на компютъра, използване на уеб хостинг за хостване на този инструмент, а също и под модел SaaS в облака от собствените си сървъри като услуга. В този случай това е безплатно софтуерно решение. Той е мощен и не спира да расте благодарение на общността и плъгините, които добавят нови функции. В допълнение към управлението на фактури, могат да се добавят и функции, които да имат пълен CRM или ERP.
- Фактузол: DelSol Software разработи този идеален софтуер за фактуриране, за да поеме контрола върху цялото търговско управление на компанията, както продажбите, така и направените покупки. Можете дори да поемете контрола отвъд това, благодарение на функциите му за контрол на складовите наличности и продукти. Освен това няма значение размера на компанията или дали сте самостоятелно заети. От друга страна, има още едно голямо предимство и е интеграцията му с пакета MS Office. Той е напълно безплатен, но е достъпен само за Windows за локална инсталация, въпреки че може да се използва и онлайн от всяка система благодарение на своята облачна платформа.
- Кипу: много прост и интуитивен софтуер за фактуриране, специално проектиран за фрийлансъри и МСП. Позволява създаването на персонализирани фактури и бюджети, съгласуване на сигурни банкови транзакции, генериране на парични преводи, автоматизиране на представянето на данъци и др. Интегрира OCR функция за разпознаване на текст с камерата на вашия мобилен телефон. Имате го и на разположение за мобилни устройства в Google Play за Android или за използване в облака.
- Debitoor: това е една от най-популярните облачни услуги. Той е прост и позволява ефективна работа. С адаптивни шаблони за фактури, OCR технология за разпознаване на текст от камерата, отчети и баланси и др. В този случай се плаща с основен план за плащане до 100 годишни документа от 4 евро на месец, среден план до 800 фактури годишно за 12 евро на месец и неограничен план за 24 евро на месец. Освен това има приложение за мобилни устройства.
- Съдържа просто: уеб-базирана услуга за бързо и просто издаване и управление на вашите фактури. Той има шаблони, функции за записване на часове, генериране на графики със записи, позволява интеграция с мениджъри за електронна търговия като Prestashop, Shopify, Woocommerce и др. Той има няколко онлайн абонаментни плана (въпреки че има безплатен ограничен основен план) и приложение за мобилни устройства.
- Anfix: друга алтернатива на предишните, които да използвате при управлението на вашите фактури за по-голям комфорт. Той има шаблони за фактури, функции за автоматизация, генериране на файлове за представяне на данъци, управление на счетоводството, бюджети и др. Техните ценови планове варират от € 10 до € 50 приблизително, с консултантска услуга, ако предпочитате. Разполага с мобилно приложение и онлайн услуга.
- Мъдрец първи: Sage е един от най-известните разработчици на софтуер за управление на бизнеса. В този случай те са създали добър софтуер за фактуриране, специално проектиран за фрийлансъри и МСП. Ще имате всичко необходимо за управление на вашите фактури и за генериране на графики, за да проверите състоянието и да получите представа за това как върви бизнесът. Той има автоматична банкова връзка за отчитане на такси и разходи, както и възможност за управление на запасите, капацитет за много потребители и др. Всъщност това не е безплатна услуга. Той има планове от 7.5 и 15 евро на месец с настоящата си оферта (преди съответно 10 и 20 евро). Между другото, Sage има и мобилни приложения.