Cách chọn một công cụ để tự động hóa các quy trình kế toán - hành chính của các DNVVN

El Dịch vụ Tài chính và Tín dụng Công cộng trong những ngày gần đây, ông nhận xét về sự cần thiết phải tạo ra các cơ chế và công cụ cho phép tự động hóa các quy trình kế toán - hành chính của các DNVVNNó cũng kêu gọi cộng đồng phần mềm tự do quan tâm hơn đến khả năng tồn tại của việc triển khai các công cụ nguồn mở trong môi trường kinh doanh.

Điều quan trọng cần lưu ý là có rất nhiều Công cụ kế toán và thanh toán mã nguồn mở cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mỗi đặc điểm riêng, ngoài những đặc điểm chung mà phần mềm kế toán và xuất hóa đơn có được.

Mỗi công cụ nguồn mở này (ERP, bộ kế toán, phần mềm kế toán điện tử, các mẫu, sách, v.v.) có thể được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ để tăng tốc và tự động hóa các quy trình của họ, một cách an toàn và sử dụng phần mềm miễn phí.

Điều thuận tiện khi chọn một công cụ kế toán và thanh toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của chúng tôi, là chúng tôi tiếp tục một quá trình nghiên cứu, thử nghiệm, tư vấn, lập kế hoạch và thực hiện ngắnNói cách khác, khi lựa chọn công cụ sẽ giải quyết các vấn đề về kế toán và thanh toán của chúng ta, chúng ta nên làm theo các quy trình sau.

• Điều tra các công cụ nguồn mở có sẵn và có các chức năng mà SME của bạn cầnĐiều quan trọng cần lưu ý là chúng ta phải điều tra khá sâu, ưu tiên nghiên cứu của cộng đồng xung quanh công cụ nói trên. Chúng ta phải xem xét chất lượng của công cụ, khả năng sử dụng, thời gian cập nhật, công việc trong tương lai, kết quả triển khai ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, mức độ hỗ trợ, sự sẵn có của các chuyên gia tư vấn công cụ và khả năng mở rộng của nó

• Khi chúng ta có một ngân hàng công cụ có thể đáp ứng các mục tiêu mà chúng ta đã đặt ra cho SME của mình, chúng ta phải thực hiện phân tích và thử nghiệm kỹ lưỡng hơn, trong đó chúng tôi phải thử nghiệm các công cụ và lưu ý các nhu cầu và chức năng mà chúng có. Điều quan trọng là phải thực hiện phân tích riêng từng công cụ và sau đó so sánh nhóm các công cụ khác nhau mà chúng tôi đã chọn trước.

Trong vài trường hợp các công cụ hoàn chỉnh nhất ngăn chúng tôi thích nghi với mô hình kinh doanh của mình, vì vậy nó là thuận tiện hãy để chúng tôi ưu tiên trong các thử nghiệm của mình khả năng điều chỉnh công cụ và doanh nghiệp vừa và nhỏ của chúng tôi. Theo cách tương tự, các bài kiểm tra phải tính đến quá trình học tập của các thành viên trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ của chúng ta, tức là chúng ta phải phân tích khả năng sử dụng của công cụ và thời gian phải đầu tư vào việc học nó.

• Sau khi chọn công cụ phù hợp nhất và đáp ứng nhu cầu của SME, chúng ta phải nghiên cứu và nhận một số loại tư vấn bên ngoàiCông ty tư vấn này không chỉ là một công ty chuyên về công cụ, nó còn có thể là các cộng đồng, blog, kênh YouTube, v.v., cho phép chúng tôi tìm câu trả lời cho các câu hỏi và vấn đề nảy sinh. Cần lưu ý rằng một trong những lý do lớn nhất khiến việc triển khai một số công cụ không thành công là do chúng tôi nhận được rất ít hoặc không có lời khuyên, chúng tôi luôn phải có thẻ hoang dã trong trường hợp có vấn đề hoặc nhu cầu mới.

• Khi chúng tôi đã chọn công cụ nguồn mở thích hợp để tự động hóa các quy trình kế toán - hành chính của các DNVVN và chúng tôi có tư vấn bên ngoài để việc sử dụng nó trong SME của chúng tôi là một thành công toàn diện, chúng tôi phải lập kế hoạch tất cả các quy trình và thủ tục mà chúng tôi phải thực hiện để khởi động công cụ. Thuận tiện khi lập kế hoạch bao gồm việc mua lại hoặc điều chỉnh thiết bị, lắp đặt công cụ, tạo cơ chế dự phòng và bảo vệ thông tin, tham số hóa công cụ, tạo các chức năng mới trong công cụ, tài liệu và đào tạo những người liên quan.

Việc lập kế hoạch triển khai một công cụ trong DNVVN là hết sức cần thiết, việc triển khai thành công hay không phụ thuộc vào quá trình này, chúng ta cũng phải dự trù các trường hợp rủi ro, các thủ tục cần tuân theo trong trường hợp chống lại sự thay đổi, giai đoạn. bản dùng thử và các bản cập nhật trong tương lai.

• Lựa chọn công cụ và lời khuyên phù hợp có thể sẽ cho chúng ta một kế hoạch nhất quán, theo cách tương tự, giai đoạn quan trọng nhất khi chúng ta muốn tự động hóa các quy trình kế toán-hành chính của một doanh nghiệp vừa và nhỏ, nó là sự khởi động của công cụ hay còn gọi là Thực thi công cụ, trong giai đoạn này chúng ta phải chuẩn bị cho các vấn đề, nghi ngờ, truy vấn và thành công.

Có một kế hoạch dự phòng dựa trên kế hoạch được thực hiện trước đó, sẽ cho phép chúng tôi hành động nhanh chóng khi công cụ không tuân thủ những gì chúng tôi cần, tương tự như vậy, chúng tôi có thể tạo ra một cơ chế để tiếp tục cải thiện nó, thuận tiện trong giai đoạn thực hiện để nhận được lượng phản hồi lớn nhất và cởi mở để thực hiện các cải tiến và thay đổi theo thời gian và cách thức mà chúng tôi đã lên kế hoạch.

Thực hiện theo các bước này có thể sẽ giúp việc triển khai công cụ nguồn mở thành công trong doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn, nhưng điều đáng nhận xét là, chắc chắn đó là sự tham gia của nhóm làm việc của bạn và khả năng thích nghi, thay đổi, cải tiến và tổ chức lại công cụ cho phép rằng phần mềm miễn phí rất thành công ở cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các tổ chức lớn.

Khi tìm cách giải quyết một vấn đề trong doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn hoặc tự động hóa một số quy trình, điều quan trọng nhất là đọc và nghiên cứu, thời gian bạn đầu tư vào nghiên cứu, thử nghiệm, hỏi, phân tích và tài liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và nhiều thời gian hơn trong việc các giai đoạn tiếp theo. Dễ mắc sai lầm trong môi trường nghiên cứu hơn là trong môi trường sản xuất, vì vậy đừng ngại tìm cách đổi mới hoặc thích nghi với những gì đã có.